POLÍTICA DE PRIVACIDAD EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PARA LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

POLÍTICA DE PRIVACIDAD EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

PARA

LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

Fecha de entrada en vigencia: 15 de Marzo de 2024

Alvarez & Marsal Colombia S.A.S. ("A&M", "nosotros", "nuestro"), proporciona esta Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia ("Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia").

Esta Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia se aplica únicamente a las personas que residen en el territorio de la República de Colombia ("personal" o "usted" ) con respecto a la recopilación, uso, almacenamiento, transmisión, divulgación y/o eliminación de datos personales por A&M: (i) acerca de usted en el contexto de su rol como solicitante de empleo (colectivamente, "información relacionada con la solicitud"). A los efectos de la presente Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia, el término "solicitante de empleo" incluye a las personas que (i) solicitan un puesto en A&M, (ii) se unen a la Red de talentos sin solicitar un puesto específico, (iii) son contratadas por A&M, (iv) son presentados como candidatos a A&M por terceros, como reclutadores de ejecutivos o agencias de colocación, o (v) se ponen en contacto con A&M para informarse sobre posibles puestos.

Si entabla una relación con nosotros como empleado, director, socio, contratista independiente, u otra categoría de trabajador, se le proporcionará una Política de Privacidad en el Lugar de Trabajo por separado.

Esta Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia describe:

La identidad del responsable del tratamiento de datos.
Las categorías de datos personales que recopilamos.
Las categorías de las fuentes de las que recopilamos datos personales.
Nuestro uso de la datos personales.
Nuestra revelación de datos personales.
Las transferencias de datos personales fuera de Colombia.
La confidencialidad y seguridad de la datos personales.
Sus derechos de privacidad sobre su datos personales.
La conservación de datos personales.
Cambios a esta política.
Cómo ponerse en contacto con nosotros.

Esta Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia no constituye ni forma parte de un contrato de empleo, dirección, sociedad, relación como contratista independiente o cualquier otro tipo de acuerdo con nosotros, ni le confiere ningún derecho contractual ni nos impone ninguna obligación contractual.

1. Responsable del tratamiento de datos

Alvarez & Marsal Colombia S.A.S. , sociedad debidamente constituida de conformidad con las leyes de Colombia, identificada con el NIT 901405507 - 1, con domicilio social en la Calle 79 # 9-10 Oficina 902, es el responsable de sus datos personales.

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2. Categorías de datos personales que recopilamos

Tal y como se utilizan en esta Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia, se aplicarán las siguientes definiciones:

"Datos personales" significa cualquier información relacionada con un Titular de Datos, o que pueda asociarse al Titular de Datos. Se considera que la referencia al término "datos personales" incluye la referencia a "datos personales sensibles", a menos que el contexto indique lo contrario. Los datos personales no incluyen información anonimizada.
"Titular de los Datos" significa una persona natural identificada o identificable; una persona natural identificable es aquella que puede ser identificada, directa o indirectamente, en particular por referencia a un identificador como un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o a uno o más factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, psicológica, económica, cultural o social de dicha persona natural.
"Datos personales sensibles" significa datos personales que, una vez filtrados o utilizados ilegalmente, pueden fácilmente conducir a la violación del derecho a la intimidad personal del Titular de los Datos, o cuyo uso indebido puede conducir a la discriminación del Titular de los Datos, incluyendo (pero sin limitarse a): (i) datos biométricos; (ii) religión; (iii) condición social específica; (iv) información médica o de salud; (v) opiniones políticas o filosóficas, o afiliación a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos u otras que promuevan los intereses de cualquier partido político, (vi) identidad de género y orientación sexual, entre otros.
"Tratar" o "Tratamiento" significa cualquier operación o conjunto de operaciones que se realicen con datos personales, como recopilar, registrar, organizar, almacenar, modificar, utilizar, revelar, transferir o eliminar dichos datos.

Detalles personales: por ejemplo, nombre, detalles de contacto (dirección, teléfono, correo electrónico), edad, fecha de nacimiento, sexo, pasaporte u otro documento de identidad oficial, prueba de que puede trabajar y detalles de cualquier solicitud de permiso de trabajo.
Fotografías: por ejemplo, su "retrato" y otras fotografías (incluidas las incorporadas a otros documentos).
Formación y cualificaciones profesionales: por ejemplo, hoja de vida y cualquier carta de presentación, historial profesional, formación, cualificaciones, referencias, licenciaturas y certificaciones, conocimientos de idiomas, afiliaciones profesionales y otra información que proporcione como parte del proceso de contratación.
Experiencia laboral: por ejemplo, cargo, oficina (país, ciudad), unidad de negocio, descripción del puesto, fechas de servicio, categoría (por ejemplo, jornada completa/parcial), líneas jerárquicas, viajes, traslados y términos y condiciones de su contrato de trabajo, sociedad u otro acuerdo, cada uno en relación con su(s) empleador(es) actual(es) y anterior(es), según requiera el contexto.
Verificación de antecedentes: por ejemplo, educación, empleo, sanciones gubernamentales y aplicación de la ley, verificación de identidad, medios de comunicación adversos, conducta, verificación de dirección, cargos directivos, cualificaciones profesionales, historial crediticio, y litigios civiles y antecedentes penales, incluidos los datos personales sensibles relativosa condenas o delitos penales cuando y en la medida en que la ley nos lo permita.
Datos demográficos, familiares y del hogar: por ejemplo, estado civil / familiar, información sobre dependientes, idioma, composición familiar e historial de educación, empleo e ingresos de la familia.
Datos de entrevistas o evaluaciones: por ejemplo, cualquier información que nos proporcione o que se genere durante una entrevista o evaluación, como grabaciones realizadas o tomadas durante entrevistas en directo o en línea, respuestas a pruebas en línea o escritas y planes de negocio.
Remuneración, prestaciones y otros datos financieros: por ejemplo, información relativa a su remuneración y prestaciones con anteriores empleadores, y a sus expectativas en A&M.
Sistemas de control de acceso a edificios y oficinas y datos de CCTV: por ejemplo, registros y grabaciones de cámaras de seguridad relativos al acceso a edificios, oficinas y zonas restringidas.

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3. Fuentes de datos personales

Directamente de usted:Recopilamos información directamente de usted durante el proceso de contratación (incluyendo si aplica a un puesto en A&M, se une a nuestra Red de Talentos sin aplicar a un puesto específico, se pone en contacto con A&M para preguntar sobre posibles puestos o es contratado de cualquier otra forma por A&M), y durante el transcurso de su candidatura o aplicación a A&M.
Partes externas: Recopilamos información de nuestros proveedores (por ejemplo, agencias de contratación / dotación de personal, consultores de pruebas de cualificaciones, proveedores de verificación de antecedentes penales y de crédito, clientes, antiguos empleadores, universidades, árbitros nombrados y otros). Si hace que su aplicación de empleo u otros datos personales que se compartan con nosotros a través de una aplicación de terceros (por ejemplo, LinkedIn o un portal de empleo), consideramos que esa información procede de una parte externa.
Medios electrónicos: Recopilamos información de registros y grabaciones de cámaras de seguridad relacionadas con acceso a edificios, oficinas y zonas restringidas.
Entidades gubernamentales: Recopilamos información de tribunales, entidades reguladoras y otros organismos gubernamentales.

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4. Uso de los datos personales

Salvo cuando esté prohibido por (y sujeto a los requisitos de) las leyes aplicables en Colombia en materia de protección de datos y demás leyes, normas y reglamentos, con su autorización previa, expresa e informada (o de conformidad con las demás bases legales para el procesamiento establecidas en el Anexo 1 ) podremos utilizar los datos personales para los fines que se establecen a continuación. Nuestro uso incluye la revelación y el acceso por parte de empleados, propietarios, directores, funcionarios, socios o contratistas independientes autorizados de A&M.

Contratación / adquisición de talento (incluyendo la gestión de nuestra red de talento; la gestión de los procesos de contratación, entrevista, evaluación de candidatos y oferta de trabajo; el mantenimiento de una reserva de candidatos cualificados; y, el mantenimiento de un registro de nuestras decisiones de contratación).
Verificación de antecedentes y referencias (pre-contratación).
Diversidad e inclusión, incluyendo la no discriminación en la contratación, la igualdad de oportunidades o de trato, el fomento y mantenimiento de una plantilla diversa y la comunicación de estadísticas a los organismos gubernamentales.
Garantizar el cumplimiento de la legislación y las políticas de A&M, incluyendo, entre otras, la no discriminación y la igualdad de oportunidades en el trabajo.
Establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.
Gestión y control del acceso a las oficinas de A&M y a las zonas restringidas.
En relación con la venta de todo o parte de nuestro negocio, nuestros activos, o una reorganización o fusión de nuestra organización con otra.
Cualquier otro fin lícito razonablemente relacionado con su función como aplicante de empleo a A&M.

Si tenemos la intención de utilizar datos personales suyos que hayan sido previamente recopilados para una nueva finalidad que sea incompatible con los fines descritos en esta Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia o en el momento de la recopilación, le proporcionaremos un aviso adicional y, si es legalmente necesario, solicitaremos su autorización previa, expresa e informada.

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5. Revelación de datos personales

Otros miembros de nuestro grupo de empresas, incluidos, entre otros, Alvarez & Marsal Holdings, LLC y sus filiales, para los fines establecidos en la presente Política de Privacidad en el Lugar de Trabajo en Colombia y según sea necesario para ejecutar nuestro contrato de trabajo con usted y para administrar nuestra empresa. Estas filiales pueden estar ubicadas fuera de Colombia.
Nuestros empleados, contratistas y demás personal, de acuerdo con sus funciones y responsabilidades.
Nuestros proveedores de servicios, incluidos, entre otros, sistemas y plataformas de tecnología de la información/operativos (por ejemplo, Microsoft, Box, Workday, Salesforce, ServiceNow, SAP/Concur, Adobe, Mimecast, etc.); proveedores de servicios de revisión de antecedentes; etc.
Entidades gubernamentales, incluidos tribunales, organismos reguladores, organismos encargados de hacer cumplir la ley o autoridades fiscales, o a otras partes en un litigio, en todos los casos en que la ley lo exija o permita. En algunos casos, de conformidad con la legislación aplicable, puede que no sea posible notificarle con antelación los detalles de dichas revelaciones. A&M se esforzará razonablemente por revelar el mínimo de datos personales necesarios en tales casos.
Nuestros contadores, abogados y otros asesores profesionales.
Otros terceros cuando esté razonablemente relacionado con su función como solicitante de empleo en A&M.
Otras personas o entidades en relación con la venta de todo o parte de nuestro negocio, o una reorganización o combinación de nuestro negocio con otra organización.
Para fines adicionales con su consentimiento cuando dicho consentimiento sea exigido por ley.

La comunicación de datos a los encargados del tratamiento se realiza en virtud de acuerdos escritos que cumplen los requisitos mínimos establecidos en la legislación colombiana.

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6. Transferencias de datos personales fuera de Colombia

Excepto cuando esté prohibido por (y sujeto a los requisitos de) la protección de datos colombiana aplicable y otras leyes, normas y reglamentos, con su consentimiento previo, expreso e informado (o de conformidad con las otros fundamentos jurídicos para el tratamiento establecidos en el Anexo 1 ) podemos transferir sus datos personales a jurisdicciones en las que las leyes de privacidad pueden no proporcionar el mismo nivel de protección de la privacidad que Colombia, según sea necesario para ejecutar nuestro contrato laboral, de dirección, de asociación, acuerdo como contratista independiente u otro acuerdo con usted y para los fines establecidos en esta Política de Privacidad en el Proceso de Contratación. Las medidas que utilizamos para proteger los datos personales están sujetas a los requisitos legales de las jurisdicciones a las que transferimos datos personales, incluidos los requisitos legales para revelar información a los organismos encargados de hacer cumplir la ley y a los organismos gubernamentales de esos países. Las transferencias se realizan a las siguientes jurisdicciones:

Brasil
México
Estados Unidos

En caso de que alguna de estas jurisdicciones no sea considerada como una jurisdicción con un nivel adecuado de protección por la Autoridad Colombiana de Protección de Datos, sus datos sólo serán revelados en el evento en que usted otorgue su autorización previa, expresa e informada para tales finalidades.

Cuando así lo exija la legislación aplicable en materia de protección de datos, tomaremos las medidas pertinentes para garantizar que sus datos personales estén protegidos con arreglo a normas comparables a las exigidas por dicha legislación, incluyendo, cuando sea necesario, mediante la suscripción de garantías contractuales y/o cláusulas contractuales estándar con el destinatario de los datos en el extranjero.

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7. Confidencialidad y seguridad

Hemos implementado medidas de seguridad físicas, técnicas y organizativas adecuadas y razonablemente diseñadas para limitar el acceso a su datos personales únicamente al personal de A&M y a terceros que tengan una necesidad legítima de conocer y utilizar su datos personales, y para proteger su datos personales frente a pérdidas accidentales y accesos, usos, alteraciones o divulgaciones no autorizados.

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8. Sus derechos de privacidad

Usted tiene ciertos derechos en relación con la datos personales que poseemos sobre usted. Tiene derecho a revocar su autorización en cualquier momento, a menos que usted o A&M tengan una obligación legal o contractual de permanecer en las bases de datos controladas por A&M. (Tenga en cuenta que dicha revocación de la autorización no afectará la legalidad de nuestro tratamiento basado en el consentimiento previo a dicha revocación).

Además, usted puede tener derechos, incluidos los que se describen de forma general a continuación; no obstante, en cada caso sus derechos están sujetos a los requisitos específicos de las leyes de protección de datos aplicables y a cualquier exención que pueda aplicarse, incluido, entre otros, el cumplimiento por nuestra parte de una obligación legal o según sea necesario para establecer, ejercer o defenderse contra reclamaciones legales.

Acceso: Derecho a ser informado gratuitamente sobre los datos personales que se están tratando y a solicitar copias de dicha información.
Recibir información acerca de la finalidad del tratamiento: El derecho a ser informado acerca de las finalidades por las que tratamos sus datos personales, incluyendo las finalidades para la recolección, uso y circulación.
Actualización y rectificación: Derecho a corregir cualquier dato personal inexacto o incompleto, incluido el derecho a solicitar cualquier modificación de sus datos personales en relación con información que pueda haber cambiado y esté desactualizada.
Revocatoria del consentimiento y supresión: Cuando tratemos sus datos personales sobre la base de su consentimiento previo, expreso e informado, tendrá derecho a revocar su consentimiento en cualquier momento y solicitar que eliminemos sus datos personales. No obstante, usted no podrá revocar su consentimiento cuando A&M conserve sus datos personales a efectos del cumplimiento de obligaciones contractuales en curso derivadas o relacionadas con su empleo, asociación, relación como contratista independiente, otro acuerdo con A&M, u otras obligaciones legales o aquellas que se describen en la Sección 9 . Tenga en cuenta que dicha revocatoria del consentimiento no afectará a la legalidad de nuestro tratamiento basado en el consentimiento previo a dicha retirada.
Supresión ("derecho al olvido" o "derecho de supresión"): El derecho a solicitar la supresión de sus datos personales cuando: (1) los datos personales ya no sean necesarios para los fines para los que los recopilamos o tratamos originalmente; (2) el periodo de conservación de los datos haya vencido; (3) tratemos los datos personales de forma ilícita; o (4) debamos borrar los datos para cumplir con una obligación legal. Los datos no podrán suprimirse cuando sea necesario para cumplir con la ley o con una obligación contractual.
Reclamación: Derecho a presentar una reclamación ante nosotros o ante la autoridad regulatoria competente sobre la forma en que tratamos sus datos personales.
Solicitar pruebas de su autorización: Derecho a solicitar pruebas de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

Para ejercer sus derechos de protección de datos personales, o para presentar cualquier queja o solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nosotros en la forma en que se describe en la Sección 11.

Para ayudar a proteger su privacidad y mantener la seguridad, tomaremos medidas para verificar su identidad antes de concederle acceso a o suprimir sus datos personales, incluidos los datos personales sensibles, o de atender de otro modo su solicitud, en particular si realiza la solicitud desde una dirección de correo electrónico distinta de la dirección de A&M suya. Podemos pedirle que nos facilite determinada información, como: (a) nombre, (b) dirección, (c) dirección de correo electrónico, (d) número de teléfono, (e) copia de su cédula de ciudadanía, y (f) la naturaleza de su relación con nosotros.

Si designa a un apoderado autorizado para que ejerza sus derechos de protección de datos personales en su nombre, podemos exigirle una prueba (su permiso firmado) que demuestre que autorizó al apoderado a actuar en su nombre; y, además, podemos pedirle que verifique su propia identidad facilitando una copia de su cédula de ciudadanía, y que confirme que autorizó al apoderado a presentar la solicitud en su nombre. Podemos denegar cualquier solicitud presentada por un apoderado que no cumpla estos requisitos.

La ley aplicable puede permitirnos o exigirnos que nos neguemos a proporcionarle acceso a algunos o todos los datos personales que conservamos sobre usted, o que hemos destruido, borrado o convertido en anónimos de acuerdo con nuestras políticas y prácticas de conservación de registros. Si no podemos atender su solicitud, le informaremos de los motivos, sin perjuicio de las restricciones legales o reglamentarias.

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9. Conservación de datos personales

Podremos conservar sus datos personales durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con los fines para los cuales los recopilamos o durante los periodos más largos que exijan o permitan las leyes aplicables. Por lo general, conservaremos sus datos personales mientras estudiemos su candidatura o aplicación. Si su candidatura o aplicación es aceptada, conservaremos y utilizaremos sus datos personales de acuerdo con las políticas de privacidad relacionadas con el empleo que le proporcionemos. Si su candidatura o aplicación no es aceptada por cualquier motivo, conservaremos sus datos personales para mantener un registro de nuestra decisión de contratación, y para tenerle en cuenta para futuras oportunidades (teniendo en cuenta que puede solicitar su eliminación de nuestro grupo de candidatos en cualquier momento poniéndose en contacto con nosotros como se especifica a continuación).

Conservaremos sus datos personales durante el período más largo de los plazos de prescripción aplicables (para permitirnos establecer, ejercer o defendernos contra reclamaciones legales) o cualquier período obligatorio especificado por las leyes aplicables (incluidas, entre otras, las leyes laborales y de empleo). Tras estos periodos de conservación, destruiremos de forma segura sus datos personales de acuerdo con nuestras políticas y procedimientos de eliminación.

En algunas circunstancias, podemos anonimizar sus datos personales para que ya no puedan asociarse con usted. Nos reservamos el derecho a utilizar dichos datos anónimos y desvinculados a usted para cualquier fin comercial legítimo sin necesidad de notificárselo ni de obtener su consentimiento.

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10. Cambios

Podemos actualizar esta Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia de vez en cuando a nuestra discreción, pero cuando sea requerido por la ley o los reglamentos aplicables, le proporcionaremos un aviso de dichos cambios y solicitaremos su consentimiento.

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11. Póngase en contacto con nosotros

Para ejercer cualquiera de sus derechos de privacidad, o para presentar cualquier solicitud o queja en relación con el tratamiento de sus datos personales, póngase en contacto con nosotros en:

Responsable del tratamiento

Alvarez & Marsal Colombia S.A.S

Calle 79 # 9-10 Oficina 902. Bogotá, Colombia

+57 (1) 6533063

En línea / formulario web

Pulse aquí

Por favor, absténgase de utilizar nuestro formulario web para preguntas sobre ofertas de empleo, el estado de su solicitud de empleo o candidatura, u otras preguntas relacionadas con la contratación. Para este tipo de consultas, póngase en contacto directamente con A&M Talent Acquisition.

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[La Política de Privacidad en el Proceso de Contratación para Colombia continúa en la página siguiente - Anexo 1].

ANEXO 1

Fundamento jurídico del tratamiento de datos personales

De acuerdo con la legislación aplicable en materia de protección de datos, existen varios fundamentos jurídicos en los que podemos basarnos para tratar su datos personales. En algunos contextos, se aplica más de un fundamento. A continuación, resumimos estos fundamentos y explicamos lo que significan.

*Término*	*Fundamento jurídico del tratamiento*	*Explicación*
Autorización	Usted ha dado su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos.	Esta es la base principal para el tratamiento de datos personales en virtud de las leyes colombianas de protección de datos.
Obligación legal	El tratamiento es necesario para cumplir nuestros deberes u obligaciones legales, o a petición de una autoridad judicial o administrativa.	Esto se refiere a nuestras obligaciones legales, de cumplimiento y reglamentarias. Por ejemplo (pero sin limitación), para la prevención, detección, control y administración de obligaciones relacionadas con el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Emergencia médica o sanitaria	El tratamiento es necesario para responder a emergencias de salud pública o para proteger la vida, la salud o la seguridad patrimonial de una persona.	Esto se refiere a situaciones como catástrofes naturales, brotes de salud pública o una situación de emergencia, por ejemplo (sin limitación) si tenemos que llamar a una ambulancia.
Datos públicos	El tratamiento se refiere a conjuntos de datos personales de carácter exclusivamente público.	Se refiere a información que pueda ser vinculada a usted a la que se puede acceder públicamente, como su ocupación.
Información del registro civil	El tratamiento se refiere a información relativa a su estado civil.	Se refiere a información como su estado civil (por ejemplo, soltero, casado, unión libre).
Tratamiento con finalidad histórica, estadística o científica	El tratamiento es necesario para fines históricos, científicos o estadísticos, y ha sido expresamente autorizado en virtud de la legislación vigente.	Se refiere exclusivamente a datos cuyo tratamiento ha sido expresamente autorizado por la ley, con fines históricos, científicos o estadísticos.
Interés legítimo	El tratamiento es necesario y está justificado para salvaguardar un interés legítimo.	Este fundamento jurídico para el tratamiento de datos sólo se ha reconocido en la jurisprudencia y no está prevista en la legislación de tratamiento de datos personales. Por ejemplo, el tratamiento de datos relativos a los antecedentes penales de una persona cuando se examinan solicitudes de empleo que involucran puestos de dirección, confianza y manejo.

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