Neue Regeln für die E-Rechnung
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Schritte jetzt nötig sind, erfahren Sie über den Quick-Check, den unsere Tax-Kollegen entwickelt haben.
Seit Jahresbeginn gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Viele Unternehmen haben ihre Systeme bereits umgestellt. Mit seinem neuen Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat das Bundesfinanzministerium die Regelungen noch einmal präzisiert.
Klare Unterscheidung zwischen Formatfehlern und Inhaltsfehlern
Das BMF legt nun genau fest, was als fehlerfreie E-Rechnung gilt. Erstmals wird klar zwischen technischen und inhaltlichen Fehlern unterschieden – also zwischen Problemen im Dateiformat und Unstimmigkeiten im Inhalt, etwa wenn der Steuersatz nicht mit dem ausgewiesenen Betrag übereinstimmt. Nur wer beide Ebenen im Griff hat, behält seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Unternehmen sollten ihre Prozesse daher so gestalten, dass Rechnungen automatisch geprüft werden – etwa mit Software, die Format und Inhalt validiert, bevor sie verschickt werden.
Neue Regeln zur Aufbewahrung und Archivierung
Auch bei der Aufbewahrung bringt das Schreiben Erleichterung. Der elektronische Datenteil einer E-Rechnung – also die Datei, aus der Buchhaltungsprogramme ihre Informationen direkt auslesen – muss im Original erhalten bleiben, aber nicht zwingend in einem streng zertifizierten System liegen. Er darf auch an anderer Stelle archiviert werden, solange er unverändert bleibt und sich jederzeit nachvollziehen lässt. Das verschafft vor allem kleineren Unternehmen mehr Spielraum in der digitalen Verwaltung.
Sonderfälle und Übergangsfristen
Bis Ende 2027 gilt eine verlängerte Übergangsphase. Zudem verdeutlicht das Ministerium, in welchen Fällen die elektronische Rechnung vorgeschrieben ist – etwa bei Gutschriften oder Leistungen nach § 13b UStG. Kleinunternehmer und Rechnungen unter 250 Euro bleiben ausgenommen. Alle übrigen sind verpflichtet, elektronisch in Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung abzurechnen.
Wie Sie jetzt Rechtssicherheit schaffen
Die elektronische Rechnung ist damit längst mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie wird zum Hebel für Effizienz, Transparenz und saubere Prozesse. Wer jetzt handelt, spart Zeit, reduziert Fehler und stärkt die Compliance-Struktur. Unsere Tax-Experten unterstützen Sie dabei, diese Vorgaben rechtssicher und effizient umzusetzen – von der technischen Formatprüfung bis zur Integration in bestehende Systeme.
Machen Sie unseren Quick-Check und erfahren Sie, wo Ihr Unternehmen steht, wie Sie Ihre Pflichten erfüllen und Ihre Prozesse optimieren können.
