Como parte de una serie de comunicaciones sobre las recientes reformas a la LFPIORPI y sus Reglas de Carácter General, iniciaremos abordando el Manual de Políticas Internas, ya que constituye una de las primeras y más relevantes obligaciones que los sujetos que realizan Actividades Vulnerables deberán revisar, desarrollar o actualizar para adecuarse al nuevo marco normativo.

El Manual de Políticas Internas se convierte en el documento rector del sistema de cumplimiento en materia de PLD/FT, al integrar las políticas, procedimientos, controles y metodologías que permitirán gestionar los riesgos a los que se encuentra expuesta la organización. 

Aspectos clave del Manual de Políticas Internas y Fecha Límite de Implementación

¿Por qué es fundamental la fecha del 1° de marzo de 2027?

El 1 de marzo de 2027 es la fecha límite para que las personas y entidades que realizan Actividades Vulnerables cuenten con un Manual de Políticas Internas actualizado y alineado con las reformas a las Reglas de la LFPIORPI.

¿Por qué es indispensable cumplir antes de esta fecha?

1. Mitigación de Riesgos Legales y Sanciones: A partir del 1 de marzo de 2027, los sujetos obligados deberán contar con un Manual de Políticas Internas actualizado que no solo cumpla con los requisitos formales establecidos en la normativa, sino que incorpore de manera integral la Metodología de Evaluación de Riesgos prevista en las Reglas de Carácter General de la LFPIORPI.
2. Supervisión y Requerimientos Inmediatos: El Manual debe estar listo y a disposición inmediata de las autoridades. No contar con él o tenerlo desactualizado al 1° de marzo de 2027 expondrá a las empresas a multas severas.
3. Definición de Relaciones Comerciales: Para esta fecha deben quedar formalmente establecidos los criterios y procedimientos para abrir, limitar o terminar relaciones comerciales con clientes, en estricta congruencia con la evaluación de riesgos realizada.

El Manual debe elaborarse dentro de los 90 días naturales posteriores al alta y registro de la actividad vulnerable y mantenerse disponible para su revisión por parte de la UIF o el SAT cuando así lo requieran.

Entre los aspectos mínimos que debe contener el Manual destacan:

1. Procedimientos de identificación y conocimiento de clientes.
2. Metodología de clasificación de riesgos.
3. Medidas de debida diligencia según el nivel de riesgo.
4. Identificación y seguimiento de Personas Políticamente Expuestas (PEP).
5. Monitoreo de operaciones que se aparten del perfil transaccional.
6. Procedimientos para la presentación de Avisos e Informes.
7. Conservación de información y documentación.
8. Acumulación y seguimiento de operaciones sujetas a umbrales de aviso.
9. Mecanismos de revisión contra listas nacionales e internacionales.
10. Funciones del Representante Encargado de Cumplimiento.
11. Programas de capacitación.
12. Controles internos, supervisión y auditoría.
13. Medidas de confidencialidad de la información.
14. Procedimientos para la actualización del propio Manual.

Asimismo, las reformas incorporan la obligación de documentar la metodología de evaluación y gestión de riesgos, así como los criterios para determinar la apertura, limitación o terminación de relaciones comerciales con clientes.

Las entidades podrán excluir del Manual aquellos procedimientos relacionados con operaciones o situaciones que no formen parte de su actividad. No obstante, esta decisión deberá documentarse expresamente. En caso de que la entidad incorpore posteriormente dichas operaciones, será obligatorio actualizar el Manual e implementar los controles aplicables antes de comenzar a realizarlas.

Para grupos empresariales, se prevé la implementación de políticas centralizadas de cumplimiento, siempre que permitan compartir información para la gestión de riesgos y aseguren el cumplimiento individual de cada entidad obligada.

Nuestro grupo de expertos en la materia se encuentra a sus órdenes para orientarlos en la implementación y alcance de las reformas comentadas.

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