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Europäische Richtlinie für Bewerbungen von A&M

Diese Richtlinie gilt für Bewerber auf Stellenangebote bei A&M, die ihren Wohnsitz in der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweizerischen Eidgenossenschaft haben.

Alvarez & Marsal Holdings, LLC (im Folgenden „A&M“, „wir“, „unser“ oder „uns“) ist der Datenverantwortlicher für die Informationen, die Sie während des Bewerbungsprozesses bereitstellen, sofern nicht anderweitig bei der Datenerfassung angegeben. Wenn Sie Fragen zu diesem Prozess haben oder dazu, wie wir mit Ihren Informationen umgehen, kontaktieren Sie uns bitte unter talentacquisition@alvarezandmarsal.com.

Was machen wir mit den Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen?

Alle Informationen, die Sie während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen, dienen ausschließlich der Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder der Erfüllung von rechtlichen bzw. regulatorischen Anforderungen, soweit dies notwendig ist.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies rechtlich zulässig ist.  Bevor wir personenbezogene Daten weitergeben, schließen wir vertragliche Vereinbarungen und führen Sicherheitsmechanismen ein, um personenbezogene Daten zu schützen und unseren Standards zu Datenschutz, Geheimhaltung und Sicherheit gerecht zu werden.

Wir sind ein weltweit tätiges Beratungsunternehmen und setzen Dritte mit Sitz in anderen Staaten zur Unterstützung unserer Geschäfte ein.  Dies umfasst Staaten außerhalb der Europäischen Union ("EU") und Staaten, die über keine Gesetze verfügen, die ein erhöhtes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleisten.   Wir haben Maßnahmen ergriffen um sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten einem äquivalenten Schutzniveau unterliegen und dass alle Übermittlungen personenbezogener Daten außerhalb der EU im Rahmen der anwendbaren Rechte erfolgen.  In Fällen, in denen wir personenbezogene Daten in einen Staat außerhalb der EU übermitteln, der gemäß der europäischen Kommission über kein äquivalentes Schutzniveau für personenbezogene Daten verfügt, erfolgen die Übertragungen auf Basis eines Vertrages, der den Anforderungen der EU für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU entspricht, wie z. B. den von der europäischen Kommission genehmigten Standardklauseln.  Wir werden keine Informationen an Dritte für Marketingzwecke weiterleiten, die Sie uns während des Bewerbungsverfahrens bereitstellen. Ihre personenbezogenen Daten werden bei uns und unseren Auftragsverarbeitern sicher verwahrt, unabhängig davon, ob diese uns in elektronischer oder physischer Form vorliegen.

Wir verwenden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Kontaktdaten dazu, Ihre Bewerbung zu bearbeiten. Weitergehende Informationen nutzen wir dazu, Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen, auf die Sie sich beworben haben.

Welche Informationen werden angefragt und aus welchen Gründen?

Wir sammeln nicht mehr Informationen als diejenigen, die wir benötigen, um die angegebenen Zwecke zu erfüllen und bewahren sie nicht länger als notwendig auf.

Informationen, um die wir Sie bitten, werden dazu verwendet, Ihre Eignung für die jeweilige Stelle zu beurteilen. Sie sind nicht verpflichtet, die angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen, wenn Sie dies nicht tun, kann es sich aber auf Ihre Bewerbung auswirken.

Bewerbungsstadium

Wenn Sie unser Online-Bewerbungssystem verwenden, wird die Bewerbung durch einen externen Datenverarbeiter für uns erfasst (siehe unten).

Wir bitten Sie um Angaben zu Ihren Personalie, wie Ihren Name und Ihre Kontaktdaten. Wir werden Sie auch über Ihre bisherige Berufserfahrung und Bildung befragen. Unser Talent Acquisition Team hat Zugriff auf alle diese Informationen.

Wir werden Sie auch bitten, Informationen für Erhebungen zur Chancengleichheit zur Verfügung zu stellen. Dies sind keine obligatorischen Informationen - wenn Sie diese nicht angeben, hat dies keinerlei Auswirkung auf Ihre Bewerbung. Diese Informationen werden keinem Mitarbeiter außerhalb unseres Talent Acquisition Teams in einer Weise offengelegt, die Sie identifizieren könnte - einschließlich gegenüber den einstellenden Managern. Alle Informationen, die Sie zur Verfügung stellen, werden nur verwendet, um Statistiken über die Chancengleichheit von Bewerbern zu erstellen und zu evaluieren.

Engere Auswahl

Unser Talent Acquisition Team und die einstellenden Manager erhalten Einsicht in Bewerbungen zur Eingrenzung der engeren Auswahl für Bewerbungsgespräche. Sie erhalten Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und weitergehende Informationen, die Sie bei der Bewerbung angegeben haben, jedoch nicht Informationen für unsere Erhebungen zur Chancengleichheit, soweit Sie uns diese zur Verfügung gestellt haben.

Auswahlverfahren

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens laden wir sie gegebenenfalls ein, an Auswahltagen teilzunehmen, Tests oder Fragebögen zum beruflichen Persönlichkeitsprofil auszufüllen und/oder an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen - ggf. auch an einer Kombination von diesen. Informationen werden hierbei von Ihnen und uns erstellt. Sie können hierbei beispielsweise an einem schriftlichen Test teilnehmen oder unsere Mitarbeiter könnten Notizen beim Vorstellungsgespräch erstellen.

Wenn Sie im Rahmen des Auswahlverfahrens für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, nicht erfolgreich waren, bieten wir Ihnen gegebenenfalls an, Ihre Daten in unserem Talentpool für einen Zeitraum von 12 Monaten zu speichern, was zur Folge hat, dass Sie für weitere relevanten Stellenangebote in diesem Zeitraum berücksichtigt werden können.

Bedingtes Angebot

Soweit wir Ihnen ein bedingtes Angebot für eine Anstellung machen, bitten wir Sie um weitergehende Informationen, die es uns ermöglichen, vor der Anstellung direkt oder über unseren Drittanbieter HireRight eine Hintergrundüberprüfung durchzuführen. Sie müssen die Hintergrundüberprüfung erfolgreich durchlaufen, um ein endgültiges Angebot zu erhalten. Wir sind verpflichtet, die Identität unserer Mitarbeiter und deren Berechtigung in dem jeweiligen Staat eine Beschäftigung aufzunehmen, festzustellen. Wir müssen weitergehend ihre Vertrauenswürdigkeit, Integrität und Zuverlässigkeit bestätigen.

Hierzu ist im Regelfall die Vorlage der folgenden Unterlagen erforderlich:

• Ein Nachweis über Ihre Identität und Wohnanschrift - Sie werden aufgefordert in unserem Büro Originaldokumente vorzulegen, von denen wir Kopien anfertigen koennen.

• Nachweise Ihrer Qualifikationen.

• Zustimmung zur Einholung eines Führungszeugnisses (soweit gesetzlich zulässig).

• Wir werden Ihre E-Mail-Adresse an HireRight weiterleiten, die sich mit Ihnen bezüglich des Antrags auf Erteilung eines Führungszeugnisses über den „Disclosure and Barring Service“ oder „Access NI“ in Verbindung setzen. HireRight wird Ihre Erklärung hinsichtlich von Vorstrafen bestätigen.

• Referenzpersonen, die wir direkt kontaktieren, um Referenzen einzuholen.

Die Datenschutzerklärung von HireRight finden Sie unter:

https://www.hireright.com/emea/legal/privacy-policy

Sobald die Hintergrundüberprüfung vor Ihrer Einstellung erfolgreich abgeschlossen wurde, werden wir Sie auch nach folgenden Unterlagen fragen:

  • Bankverbindung -  für Gehaltszahlungen
  • Notfallkontakt - damit wir wissen, wen wir bei Notfällen am Arbeitsplatz kontaktieren können
  • Sozialversicherungsnummer oder Äquivalent

Nach Beginn des Anstellungsverhältnisses 

Unser Verhaltenskodex erfordert, dass alle Mitarbeiter eine Erklärung dazu abgeben, ob sie potenzielle Interessenkonflikte ausgesetzt sind. Soweit Sie eine Erklärung ausfüllen, wird diese in Ihrer Personalakte gespeichert.

Nutzung von Auftragsverarbeitern

Auftragsverarbeiter sind Dritte, die Teile unseres Bewerbungsverfahrens für uns erbringen. Wir haben Verträge mit derartigen Auftragverarbeitern abgeschlossen. Diese beinhalten, dass diese keine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ohne unsere gesonderte Instruktion unternehmen können. Unsere Auftragsverarbeiter werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mit weiteren Organisationen, abgesehen von uns, teilen. Sie werden sie innerhalb des von uns instruierten Zeitraumes sicher verwahren.

Workday

Wenn Sie unser Online-Bewerbungssystem verwenden, werden die angeforderten Informationen Workday zugeleitet, die das Online-Bewerbungssystem für uns bereitstellt. Wenn Sie auf „Jetzt bewerben“ klicken, werden Sie auf die Homepage von Workday weitergeleitet.  Workday speichert Ihre Informationen und A&M hat auf diese Zugriff.

Soweit Sie ein Angebot von uns akzeptieren, werden einige Ihrer Personalunterlagen bei Workday gespeichert, welches zugleich als internes Personalinformationssystem dient.

Die Datenschutzerklärung von Workday finden Sie unter:

https://www.workday.com/en-gb/privacy.html

Lohnbuchhaltung

Während Ihrer Beschäftigung bei A&M werden relevante Detailinformationen über Sie unserer externen Lohnbuchhaltung zur Verfügung gestellt. Dies umfasst Ihren Namen, Ihre Bankverbindung,  Adresse,  Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Gehaltsinformationen. Informationen über die A&M Lohnbuchhaltung werden Ihnen über das Mitarbeiterportal in Workday zur Verfügung gestellt.

Rentenversicherung

Ebenso werden Ihre Angaben an die Träger der Rentenversicherung übermittelt. Sie werden automatisch, ggf. nach einer einschlägigen Wartezeit, in die Rentenversicherung aufgenommen.  Ihre hierzu verwendeten Daten umfassen Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum, Ihre Adresse, Ihre Sozialversicherungsnummer, Ihre Mitarbeiter-ID und Ihr Gehalt. Ihre Bankverbindung wird zu diesem Zeitpunkt nicht an die Träger der Rentenversicherung weitergegeben. Weitere Angaben zur den Trägern der Rentenversicherung werden über das Mitarbeiterportal auf Workday zum Zeitpunkt der Registrierung zur Verfügung gestellt.

CEB (nunmehr Gartner)

CEB (nunmehr Gartner) führt für uns bestimmte Online-Tests durch. Wenn wir Sie bitten, einen dieser Tests zu absolvieren, erhalten Sie einen Link zum Test. Ihre Antworten werden CEB (nunmehr Gartner) zur Verfügung gestellt und von diesen gespeichert.

Die Datenschutzerklärung von CEB (nunmehr Gartner) finden Sie unter:

https://www.cebglobal.com/privacy.html

Profiling for Success (PFS)

Profiling for Success führt für uns bestimmte Online-Tests durch. Wenn wir Sie bitten, einen dieser Tests zu absolvieren, erhalten Sie einen Link zum Test. Ihre Antworten werden Profiling for Success zur Verfügung gestellt und von diesen gespeichert.

Hier ist ein Link zur Datenschutzerklärung von PFS.

https://www.profilingforsuccess.com/privacy.php

Externe Personalvermittler

Für einige Stellenangebote werben wir über externe Personalvermittler, die Bewerbungsinformationen erfassen und Sie ggf. bitten, einen Fragebogen auszufüllen, der zur Beurteilung Ihrer Eignung für die Stelle genutzt wird - die Ergebnisse werden von den Personalvermittlern bewertet. Informationen, die durch externe Personalvermittler gesammelt werden, werden in Übereinstimmung mit deren jeweils veröffentlichten Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert.

Wie lange wird A&M Ihre Informationen speichern?

Wenn Sie erfolgreich sind, werden die Informationen, die Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses angeben, von uns als Teil Ihrer Mitarbeiterakte für die Dauer Ihrer Beschäftigung und für einen Zeitraum von höchstens 6 Jahren nach dem Ende Ihrer Beschäftigung gespeichert. Dies umfasst Ihr Führungszeugnis (soweit gesetzlich zulässig), Ihre Arbeitserlaubnis, Aufzeichnungen von allen Hintergrundprüfungen und Referenzen.

Wenn Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht erfolgreich sind, werden die Informationen, die sie bis dahin zur Verfügung gestellt haben, für maximal 3 Jahre nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert.

Informationen, die während des Bewerbungsverfahrens erstellt wurden, zum Beispiel Gesprächsnotizen oder Antworten in schriftlichen Prüfungen, werden von uns für maximal 3 Jahre nach Abschluss der Bewerbung gespeichert.

Informationen zur Evaluierung der Chancengleichheit werden für einen Zeitraum von höchstens 3 Jahren nach Abschluss der Bewerbung gespeichert, unabhängig davon ob Sie erfolgreich waren oder nicht.

Wie treffen wir Entscheidungen über Einstellungen?

Endgültige Einstellungsentscheidungen werden von den einstellenden Managern und Mitgliedern unseres Talent Acquisition Teams getroffen. Alle während des Bewerbungsprozesses gesammelten Informationen werden hierbei berücksichtigt.

CEB oder PFS Online-Tests werden automatisch ausgewertet und das Ergebnis wird automatisch generiert. Wenn Sie die Bewertung, die Sie erhalten haben, anfechten möchten, kann das Ergebnis manuell geprüft werden.

Sie können Fragen zu Entscheidungen über Ihre Bewerbung mit Ihrer Kontaktperson in unserem Talent Acquisition Team diskutieren oder im Rahmen einer E-Mail an talentacquisition@alvareerzandmarsal.com stellen. 

Datenschutz

Für Einzelheiten darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und Ihre Rechte als betroffene Person, lesen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung unter https://www.alvarezandmarsal.com/terms-use.